Mantener reuniones forma parte de la dinámica de trabajo de muchos profesionales que, de manera periódica o puntual, se citan con sus colaboradores, proveedores o clientes para revisar los avances de los proyectos que desarrollan, presentar una oferta o un nuevo producto o resolver alguna disputa o punto de fricción. Una reunión bien organizada puede ser una actividad muy productiva y se pueden avanzar muchos aspectos de un proyecto, sin embargo, las “reuniones por inercia” o las que se mantienen sin haberles dedicado tiempo a su preparación pueden ser un completo desastre y dejarnos la sensación de haber desperdiciado un par de horas de trabajo (o algunas más si encima nos hemos tenido que desplazar).
De la misma manera que no realizaríamos una presentación sin prepararla previamente, es muy importante dedicar tiempo para preparar las reuniones más allá de enviar un correo con una convocatoria a varios asistentes y anotarla en nuestra agenda. Además, una vez que termina la reunión, la conclusión de ésta deberían ser la adopción de una serie de compromisos y tareas y no tener que volvernos a reunir porque no hemos sacado nada en claro.
Con la idea de mejorar la productividad de las reuniones, además de tener claros los objetivos de la misma (orden del día), los asistentes a convocar y el trabajo previo que debemos realizar (preparar documentación, recopilar datos, etc), es interesante contar con alguna que otra herramienta que nos permita confeccionar el acta de la reunión sobre la marcha y los compromisos adoptados transformados en tareas a acometer y responsables de las mismas.
Cuando una reunión termina, no es raro encontrarse con la situación de que nadie quiere confeccionar el acta de la misma o, si logramos redactarla, es raro recibir feedback tras haberla enviado para su aprobación. En el caso de mantener reuniones virtuales, no hace mucho hablamos de LiveMinutes que, además de ofrecernos salas virtuales, nos ofrecía la posibilidad de redactar el acta de la reunión y almacenarla en Evernote (que en mi caso es el servicio que utilizo para tomar notas en reuniones y prepararlas previamente). Otra alternativa interesante es AgreeDo, un servicio online (que tiene aplicación para Google Chrome) que podremos utilizar para gestionar todas nuestras reuniones de manera integral.
Con AgreeDo podremos convocar reuniones, invitar asistentes, enviarles el orden del día y, lo más interesante, plantear tareas y asignarlas a un responsable. Imaginemos que tenemos que conovocar una reunión de seguimiento y cada asistente debe preparar un informe o una demo o presentar unos datos, además de la convocatoria podremos añadir las tareas y poner una fecha tope (enviar la documentación dos días antes de la reunión).
Además, mientras se celebra la reunión, podemos añadir las tareas que surgen en la reunión y asignarlas, de manera que cuando terminemos podemos repasar las tareas a acometer y sus asignaciones, al igual que también podremos definir punto de decisión (cosas que tengamos que pensar o escalar a nuestros superiores). Otro detalle interesante es la inclusión de un cronómetro para medir el tiempo que lleva la reunión celebrándose (útil para evitar estar saturados y si, por ejemplo, estamos en una sala de reuniones compartida con más gente), exportar las listas de tareas a Excel o a CSV e invitar a otros usuarios a que accedan a la información (por ejemplo a título informativo).
Planteando las reuniones con este tipo de objetivos, conseguiremos hacerlas más productivas, ahorrarnos tiempo y, sobre todo, clarificar mucho los compromisos adquiridos y las tareas que debemos llevar a cabo.
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